In dieser mehrteiligen Serie erläutere ich, wie KMU’s, Ihre Unternehmensführung aufbauen können und welche Rolle dabei «Business Analytics» spielen könnte.
Um ein Unternehmen, egal welcher Grösse, zu führen und laufend weiterentwickeln zu können, ist es notwendig und wichtig eine Strategie zu definieren und daraus abgeleitet Ziele zu setzen.
Strategie
Heutzutage ist es wichtiger denn je, dass Unternehmen Marktveränderungen, Fehlentwicklungen und Trends erkennen und flexibel darauf reagieren können. Um diese überlebensnotwendigen Veränderungen erkennen zu können, muss die eigene Position bestimmt und der Weg zum Ziel ermittelt werden. Sogar, wenn die Aussagen zur Positionierung unvollständig oder falsch sein sollten, kann dies nur erkannt werden, wenn man eine Standortbestimmung vorgenommen hat. Deshalb sollten die Strategie und die Ziele regelmässig mit der tatsächlichen Entwicklung abgeglichen und durch gewonnene Erkenntnisse angepasst werden.
Es ist wie bei der Navigation eines Schiffes. Zu Beginn einer Fahrt wird die Position, das Ziel und der Weg zum Ziel bestimmt. Nach dem Start der Reise kann man aufgrund von äusseren Einflüssen (Strömung, Wind) vom vorbestimmten Weg abkommen und muss Korrekturen vornehmen. Solche Korrekturen kann man aber nur vornehmen, wenn man weiss auf welcher Route man reisen will und wo das Ziel liegt. Durch die regelmässige Bestimmung der Position kann sogar eine Fehleinschätzung der ursprünglichen Position festgestellt werden oder man kann die Route aufgrund von Wetterveränderungen anpassen.
Mit einer Strategie und daraus abgeleiteten Zielsetzungen
behalten Sie das Ruder in der Hand!
Viel zu oft habe ich schon gehört, dass Unternehmen auf ein Strategiepapier verzichten, weil die Erstellung zu aufwändig und zeitintensiv sei und man genügend Erfahrung habe die richtigen Entscheidungen zu treffen. Diese Aussage führt zu zwei Problemen, das eine besteht darin, dass man bei Entscheidungen auf einige wenige Mitarbeiter mit hoher Erfahrung angewiesen ist und das weit grössere Problem ist, dass man eine Fehleinschätzung nicht erkennt. Gerade im heutigen dynamischen, volatilen Marktumfeld sollte man sich nicht nur auf «Bauchentscheide» verlassen.
Strategiepapier für KMU
In unseren Führungsausbildungen haben wir gelernt, dass Strategiepapiere umfangreiche Dokumente mit detaillierten Analysen zu allen Geschäftsfeldern und Produkten sein müssen. Es müssen Ziele, Umwelt-, Unternehmens-, SWOT-Analysen und daraus abgeleiteten strategischen Herausforderungen mit strategischen Massnahmen erarbeitet werden.
Dieser Katalog an Anforderungen hindert viele KMU’s ein Strategiepapier zu erstellen.
In überschaubaren Schritten vom
«Bauchentscheid» zur Strategie
Lösen Sie sich von diesem Anforderungskatalog und erarbeiten Sie schrittweise ein «Positionspapier» in welchem Sie die wichtigsten Punkte in übersichtlicher Form schriftlich festhalten. Ein solches Papier könnte die folgenden Punkte enthalten:
Leitbild/Vision: Jedes Unternehmen braucht eine Identität. Nehmen Sie sich die Zeit und überlegen Sie sich in wenigen Stichworten wie sich Ihr Unternehmen positionieren will.
bspw.
Wir positionieren uns führendes Unternehmen für… oder wir sind eine der Top 3 Marken…
Wir sind ein vertrauenswürdiger Partner und übertreffen die Erwartungen… oder wir begeistern unsere Kunden durch…..
Unser Angebot ist… oder unsere Produkte sind….
Wir arbeiten als Team leistungsorientiert…. oder unsere Mitarbeiter lieben Ihre Aufgabe….
…….
Beachten Sie, dass diese groben Aussagen den Rahmen für die weitere Ausrichtung geben. Wenn Sie schreiben «unsere Mitarbeiter lieben Ihre Aufgabe», sollten Sie auch entsprechende strategischen Zielen setzen und Massnahmen einleiten um dies zu erreichen. Deshalb sollten Sie in Ihrem Leitbild nur Visionen definieren, welche Sie tatsächlich erreichen möchten und Ihren Grundsätzen entsprechen.
Ausgangslage: Wo steht das Unternehmen heute. Erklären Sie als Geschäftsleitung in Zusammenarbeit mit Ihrem Managementteam wo das Unternehmen heute steht. Die folgenden Themenfelder könnten ausgeführt werden:
bspw.
Umwelt: Wer beeinflusst unsere Gesellschaft direkt oder indirekt?
Markt: Wie präsentiert sich der Markt?
Mitbewerber: Wo stehen die Mitbewerber?
Kunden/Absatzkanäle: Wie erreichen wir unsere Kunden?
Preisentwicklung: Wie entwickeln sich die Preise?
Mitarbeiter: Wie sieht unsere Mitarbeiterbasis (Zufriedenheit, Qualifikation ..) aus?
Versuchen Sie diese Aussagen kurz zu halten. Die einzelnen Punkte müssen auch nicht abschliessend sein. Beginnen Sie mit den, aus Ihrer Sicht, wichtigsten Informationen. Mit jedem weiteren Workshop (bspw. halbjährlich) können die Stichpunkte erweitert und/oder angepasst werden.
SWOT (Stärken/Schwächen/Gefahren/Chancen): Welches sind die Stärken und Schwächen unseres Unternehmens und wo sehen wir Gefahren und Chancen.
Auch hier gilt: «Es ist wichtiger mit dem Papier zu starten als den Anspruch auf Vollständigkeit zu haben.» Starten Sie mit einer kurzen Übersicht und sammeln Sie Anregungen und Erweiterungsvorschläge, welche Sie in den folgenden Workshops ergänzen.
Starten Sie mit den Grundlagen und gehen Sie mit jeder Überarbeitung etwas tiefer. So entsteht ein klares Bild für alle Manager und Mitarbeiter über die Identität des Unternehmens.
Auch wenn sich alle einig sind «am gleichen Strang zu ziehen»,
werden mit einem Positionspapier viele unausgesprochene
Missverständnisse beseitigt
Strategische Ziele
Aus dem Positionspapier werden, in einem nächsten Schritt, strategische Ziele definiert (was will ich in 2-5 Jahren erreicht haben?). Die strategischen Ziele sollten Aussagen zum Kerngeschäft, den Geschäftsfeldern, der Kundenbindung, der Technologie, den Prozessen und Mitarbeiterentwicklung respektive allen Geschäftsfeldern und Organisationseinheiten enthalten.
Operative Ziele
Die strategischen Ziele geben den Führungsverantwortlichen und Mitarbeitern eine Orientierung und einen Rahmen für zukünftige Entscheidungen.
Auf dieser Grundlage können operative Ziele und zielführende Projekte mit den Führungsverantwortlichen erarbeitet werden. Es geht in diesem Schritt darum konkrete, aktuelle Entscheidungen (Zeithorizont 1-2 Jahre) mit messbaren Zielen zu erarbeiten.
Die operativen Ziele sollten die folgenden Informationen enthalten:
Wer kann die Zielerreichung beeinflussen? (idealerweise der Verantwortungsträger)
Welches strategische Ziel wird verfolgt? (So kann die Kette zum Strategiepapier geschlossen werden)
Wie kann die Zielerreichung gemessen werden? (Kennzahl zur Messung)
Wie wird die Kennzahl berechnet? (Formel und Datenquelle zur Berechnung der Kenngrösse)
Mit diesem Vorgehen stellen Sie sicher, dass die operativen Ziele einen direkten Bezug zu den strategischen Zielen und Ihrem Leitbild haben. Dass heisst, wenn sich Ihr Team an die gesetzten, operativen Ziele hält, werden Sie die mittel-/langfristigen (strategischen) Ziele erreichen. Natürlich müssen Sie die Ziele, auf Ihrem Weg, laufend überprüfen und den Gegebenheiten anpassen.
Kennzahlensystem/Führungscockpit
Um die operativen Ziele nicht aus dem Blick zu verlieren sollten die Messkriterien/Kennzahlen in einem Führungscockpit laufend überwacht werden. Da die Ziele, für die verschiedenen Führungsebenen unterschiedlich detailliert sein können, empfiehlt sich der Einsatz eines Business Intelligence Tools. Damit können bedürfnisorientierte Führungsdashboards, auf einer gemeinsamen Datenbasis (single point of truth) aufgebaut werden.
Es gibt bereits viele kostengünstige, effiziente Business Intelligence Systeme, welche laufend den Bedürfnissen angepasst und erweitert werden können. Diese Systeme bieten eine echte und preisgünstige Alternative zu den umfangreichen, mehrseitigen und unübersichtlichen Papier-Reports.
Nun können Sie den Anker lichten und sich
auf die Reise machen….
Der Ausgangspunkt, das Ziel und der Weg zum Ziel sind bestimmt und jeder weiss, was seine Aufgabe ist.
anleca consulting unterstützt Sie, vom Aufbau der strategischen Grundlagen, bis zur Umsetzung von digitalen Massnahmen. Nutzen Sie die Gelegenheit für ein kostenfreies Beratungsgespräch. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme unter E-Mail: rc@anleca.ch oder Mobil: +41 79 401 70 60 - Romano Caviezel
