Begriffe wie «Digitalisierung», «Controlling 4.0» und «Business Intelligence (BI)» liegen im Trend. Doch was verbirgt sich hinter den Schlagwörtern und welchen Einfluss hat die zunehmende Digitalisierung auf die Arbeitsweise im Controlling einer Unternehmung?
Um sich ein besseres Bild der Ausgangssituation machen zu können, empfiehlt es sich den Status Quo im «Daily Business» eines Controllers zu betrachten und genauer zu analysieren.
Wie im Controlling bisher gearbeitet wurde:
Im Controlling einer Unternehmung werden Reports und Analysen manuell aus mehreren Datenquellen erstellt und in die jeweiligen Bereiche verteilt. Dabei werden unterschiedliche Daten aus Abfragen, Berichten und Reports via «SVerweis» oder «GetPivot» Befehlen in einem Excel-Masterfile miteinander verknüpft. Alternativ steht ein breit gefächertes Report Sammelsurium in einer Standard-Reporting Lösung zur Verfügung. Als Folge des hohen Datenvolumens fehlen häufig genau die Dimensionen, welche für ein umfassendes Verständnis notwendig wären.
Um das grosse Datenvolumen bearbeiten zu können werden einerseits Analysen und Reports mit sehr breitem Analysefeld aber fehlender Detailtiefe erstellt. Andererseits werden Analysen mit sehr tiefem Detaillierungsgrad, aber sehr eingeschränktem Analysefeld für die Beantwortung von sehr spezifischen Fragestellungen benötigt. In der Praxis führt das zu einer Vielzahl von Detailreports, welche ähnliche Themenbereiche abdecken aber in einzelne Reports bzw. Analysen unterteilt sind. Dieser Sachverhalt verhindert einen umfassenden Blick auf die Fragestellung und entreisst die Analyse aus dem Gesamtzusammenhang.
Dies gilt im Übrigen nicht nur für Berichte, Reports und Analysen. Auch in der Planung wird aufgrund von Komplexität und Datenvolumen oft in Datensilos geplant und ein unübersichtliches, von der Gesamtstrategie und den einzelnen Wertetreibern entkoppeltes Planungschaos verursacht.
Haben Sie sich auch schon mal gefragt, warum Sie nach einem Kommentar in einem Teilbereich gefragt werden, der im Gesamtzusammenhang irrelevant ist, in der gleichen Zeit aber eine relevante Abweichung bei einem brennenden Thema unkommentiert bleibt.
Aus technischer Perspektive betrachtet führt so ein Report Sammelsurium zu redundanten «Aktualisierungsprozessen» und ggf. auch zu unterschiedlichen Aktualisierungs-Ständen. Die Komplexität und Schnelllebigkeit von Analyse-Anforderungen macht Excel-basierende Analysen anfällig für Fehler. Der Aufwand für Wartung, Unterhalt und Versionenkontrolle ist gross. Werden die Reports und Analysen von unterschiedlichen Personen mit individuellen Layouts oder Kennzahlendefinition erstellt ist das Chaos perfekt. Anstatt sich mit der Lösung der Fragestellung zu beschäftigen wird grosser Aufwand für die Erstellung der Datengrundlage betrieben. Das Controlling in der «analogen» Welt von gestern, ist von Datenaufbereitungs- und Datenmanipulations-Prozessen geprägt, in seiner Funktion zum Zahlenlieferant degradiert und kann die operativen Geschäftseinheit nur mit einem geringen Mehrwert bei der Zielerreichung unterstützen.
Kennen Sie einen ähnlichen Fall aus Ihrem Unternehmen?
Von Ihrem Verkaufsleiter wird eine durchgeführte Marketingaktivität als äussert erfolgreich beworben. Belegt wird dieser Erfolg mit einem deutlichen Umsatzanstieg während des Aktionszeitraumes beim Zielkunde. Das Management freut sich über den Erfolg und beschliesst ein breites Roll-Out der Kampagne auf andere Zielkunden und weitere Artikelsegmente. Das Controlling war mal wieder in den Datenaufbereitungsprozessen gefangen und stellt erst nach einiger Verspätung fest, dass die vom Kunden in grossen Mengen gekaufte Artikel gar nicht Teil der Marketingkampagne gewesen sind. Die Aktion entpuppte sich als wirkungslos. Die Informationslücke, verursacht durch manuelle Datenaufbereitungsprozesse, führte zum unternehmensweiten Roll-Out einer wirkungslosen Aktion, mit allen Folgekosten und Konsequenzen. Weder Sales noch Controlling machten in dieser Situation eine gute Figur.
Wie arbeitet das moderne Controlling nach vollzogener Digitalisierung?
Das Controlling, in der heutigen Form, wandelt sich vom Zahlen- und Kommentar-Lieferanten zum «Business-Enabler». Durch zeitnahes aufzeigen von Potentialen, Handlungsalternativen oder möglichen Lösungsansätzen schafft das Controlling 4.0 einen echten Mehrwert und generiert eine neue Dynamik im Unternehmen. Mit Hilfe des Plattform-Ansatzes in der Informationstechnologie, stehen in einem zentralen Tool Kennzahlen, Analysen und Informationen berechtigten Usern zur Verfügung. Aus einer Informations-Bringschuld wird eine Holschuld, was letztendlich zu einem Paradigmenwechsel im Controlling bzw. Informationsmanagement führt.
Manuelle Datenaufbereitungs- und Datenmanipulationsprozesse entfallen komplett. Alles läuft weitestgehend automatisiert. Anwender werden nutzergerecht und zeitnah mit Kennzahlen, Analysen und Informationen versorgt. Vom Controlling wird sichergestellt, dass die Kennzahlen validiert, aktuell und korrekt sind. Alle Analysen und Auswertungen werden für alle User auf der gemeinsamen Datenbasis ausgeführt. Somit verfügen, zumindest aus technischer Sicht, alle berechtigten Personen im Unternehmen über den gleichen Kenntnisstand.
Im digitalisierten Controlling kann jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit, von jedem Ort aus, auf seine für Ihn relevanten Kennzahlen zugreifen und Analysen durchführen. Dabei ist i.d.R. vom Controlling ein Analysepfad vordefiniert. Jedoch kann dieser nach Bedarf in Art und Weise der Analyse individuell angepasst und um weitere Kennzahlen oder Dimensionen ergänzt werden. Ergänzt wird dieses Setup mit sogenannten Masterelementen, d.h. in einer Bibliothek werden alle vorhandenen Elemente, also Dimensionen (z.B. Artikel, Artikeluntergruppe, Artikelhauptgruppe, etc.) wie auch Kennzahlen (z.B. Bruttoumsatz, Nettoumsatz, Stück, etc.) klar definiert und deren Herleitung beschrieben. Ein User kann jederzeit nachvollziehen wie sich beispielsweise der Nettoumsatz berechnet. Im Idealfall wird die grafische Darstellung dieser Masterelemente vorab festgelegt. Dies erhöht den Wiedererkennungswert und so ist nach kurzer Gewöhnungszeit Jedem sofort klar, dass es sich beispielsweise bei schwarzen Balken um die aktuellen Kennzahlen handelt, bei dem leichtgrauen um das Vorjahr, negative Abweichungen Rot und positive Abweichungen Grün dargestellt werden. (siehe Blog Artikel Controlling 4.0 2/3)
Nach dem «Single Sorce of Truth» Prinzip greifen andere Applikationen, wie beispielsweise das unter Controllern sehr beliebte Microsoft Excel, über ein Add-In direkt auf das zentrale Datenmodell zu. Die zentral aufgearbeiteten und einheitlich definierten Kennzahlen und Dimensionen stehen somit auch in Excel zur Verfügung und können u.a. für die Berechnung eines neuen Business-Cases herangezogen werden. Eine Standard-Reporting Lösungen benutzt das Datenmodell um standardisierte Reports nach einem Ereignis (Monatsabschluss) oder bei der Erreichung eines Triggers einen automatisierten Report/Bericht an einen zuvor definierten Empfängerkreis zu versenden.
Die Verkaufsabteilung des Unternehmens arbeitet ausschliesslich mit dem CRM System. Weitere Tools und Softwarelösungen sind auf den ersten Blick nicht im Einsatz. Durch die barrierefreie Einbindung des BI-Tools in das CRM System werden Analysen und Berichte direkt im CRM (z.B. Salesforce) eingeblendet und somit die Handhabung deutlich vereinfacht. Durch Übernahme der Parameter sind die Auswertungen steht’s der getroffenen Auswahl bzw. Ansicht angepasst. Im Vergleich zu früheren Praxis stellt dies eine deutliche Vereinfachung und ein interessanter Anwendernutzen dar. Jeder Vertriebsmitarbeiter hat jederzeit von überall Zugriff auf standardisierte Auswertungen seiner Kunden, kann individuelle Ergänzungen bzw. Anpassungen machen, ohne eine Vielzahl von Tools gleichzeitig bedienen zu müssen.
Auch in den Finanzen setzen die periodisch stattfindenden Planungszyklen auf der zentralen BI-Lösung auf. Dank der Integration von zentralen Planungstools werden Planungsergebnisse sehr schnell konsolidiert und wieder in Analysen zur Verfügung gestellt. So fällt das Excel-File und Versions-Chaos weg ohne dass die Funktionalität und Flexibilität eingeschränkt wird. Dies vereinfacht die Bedienung für Endanwender massgeblich. Es existiert nur noch ein Tool und alle Fragen sind beantwortet.
Welches Tool bringt mich in die Welt der Digitalisierung?
Grundsätzlich ist Business-Intelligence (BI) keine Tool-Frage, sondern eine Unternehmenskultur, welche vom Management vorgelebt, eingefordert und zu institutionalisieren ist. Darüber hinaus kann sich ein Unternehmen der zunehmenden Digitalisierung nicht entziehen. Vielmehr sind Unternehmen gezwungen den Bedarf an Analysen bei zunehmendem Datenvolumen zu stillen, um den wachsenden Anforderungen im Markt gerecht zu werden und langfristig den Vorsprung gegenüber dem Wettbewerb zu sichern.
Am Markt gibt es eine Vielzahl an Tools die den Weg in die Digitalisierung preisen. So ziemlich alle können Datenvisualisieren oder grossen Datenmengen verarbeiten. Deutlich weniger können neben den zuvor genannten Punkten mehrere heterogene Datenquellen verbinden und bieten trotzdem eine gute Performance. Bei Betrachtung der «Single-Source-of Truth» Fähigkeiten bleibt eigentlich nur noch eine Plattform übrig. Werden dann noch die Kosten bzw. der Return on Investment berücksichtig ist das Ergebnis überzeugend.
Mein bevorzugtes BI Analytics Tool ist Qlik. Aus meiner Sicht hat Qlik im Vergleich zu anderen Tools folgende Vorteile:
Das assoziative Datenmodell
Qlik funktioniert wie das menschliche Gehirn und stellt Ihnen mit Hilfe der Farben Grün, Grau und Weiss fortwährend alle Daten dar. Da alle Daten miteinander verknüpft sind, können Sie sich innerhalb Ihres Datenmodells frei bewegen und von A nach Y springen und so bisher unbekannte Zusammenhänge erkennen. In der Konsequenz sehen Sie das Ergebnis wie auch das Nichtergebnis. In der Praxis ein nicht zu unterschätzender Vorteil, beispielsweise sehen Sie in einem Kundengespräch nicht nur was der Kunde gekauft, sondern ebenfalls was der Kunde nicht gekauft hat. In Rabattverhandlungen eine sehr wichtige Information oder um Up- und Cross-Sell Potentiale erschliessen zu können. Mit OLAP/Pivot basierenden Systemen ist das nicht möglich, da diese nur Anzeigen können was tatsächlich als Wert vorhanden bzw. in Bezug auf das Beispiel gekauft worden ist.
Return on Investment
Die Kosten für die Implementierung von Qlik sind sehr schnell wieder eingespielt. Entweder wie im oben beschriebenen Fall durch die Aufdeckung von Up- und Cross-Sell Potentialen oder durch den Mehrwert von umfassenden und tiefgehenden Analysen. In der Regel beläuft sich der ROI einer Investition in Qlik weit unter einem Jahr. Wie lange verbringen Ihre Mitarbeiter täglich mit der Erstellung von Auswertungen in Excel? Kennen Sie die Kosten die Ihr Unternehmen für Analysen pro Tag aufwendet?
Easy to Use
Qlik ist einfach zu bedienen, es macht Spass und Sie haben sehr schnell Erfolgserlebnisse.
User benötigen gewöhnlich keine Schulung. Das Grün-Weiss-Grau Prinzip von Qlik ist intuitiv. Mit dem Self-Service Ansatz von Qlik Sense können selbst ungeübte User spielend leicht ihre individuellen Analysebedürfnisse befriedigen.
Offene Plattformtechnologie
Sowohl die Anbindung von beliebigen externen Datenquellen als auch das zur Verfügung stellen von Analysen in anderen Tools ist mit Qlik möglich und denkbar einfach. Der Endanwender profitiert von umfassenden Analysen in seiner gewohnten Umgebung. Er bedient nach wie vor sein bekanntes Tool, Qlik stellt die Analysen und Auswertungen den Parametern entsprechend zur Verfügung. Der Anwender merkt nicht mal, dass er eigentlich gerade Qlik benutzt.
Oliver Klingert ist Senior Account Manager der Heyde (Schweiz) AG. Die Heyde (Schweiz) AG ist der "Elite Solution Provider" für Qlikview und Qlik Sense. Für Fragen stehe ich (rc@anleca.ch) oder Herr Klingert (oliver.klingert@heyde.ch) gerne zur Verfügung.
